Personvernerklæring for Takio
Versjon 3.2 — sist oppdatert 04.11.2026
Denne erklæringen forklarer hvilke personopplysninger Takio behandler, hvorfor, hvor lenge, og hvilke rettigheter du har. Den oppfyller informasjonsplikten i personvernforordningen (GDPR) artikkel 13.
1. Hvem som er ansvarlig
Takio leveres av:
MF SYSTEM AS Organisasjonsnummer 938 703 108 Hubrovegen 19, 8665 Mosjøen E-post: post@mfsystem.no · Telefon: +47 40 48 52 85
Vi har ikke personvernombud. Det er ikke påkrevd for virksomhet av vår art og størrelse, jf. GDPR art. 37. Spørsmål om personvern rettes til adressen over.
2. Tre typer data — og hvem som har ansvaret for hva
Skillet avgjør hvem du skal henvende deg til om rettighetene dine.
Vi er behandlingsansvarlig for kontoopplysningene. Navn, e-postadresse, organisasjonsnummer, rolle, innloggingshistorikk, forbruk, fakturaopplysninger og henvendelser til oss. Her bestemmer vi selv formål og midler.
Vi er databehandler for målingene. Adressene og byggene din virksomhet slår opp, og valgene og linjene som gjøres på tegningen. Det er din virksomhet som bestemmer hvilke adresser som slås opp og hvorfor. Vi behandler dem kun etter instruks, slik databehandleravtalen beskriver. Gjelder henvendelsen slike opplysninger, er det arbeidsgiveren din som er behandlingsansvarlig — vi bistår dem.
Firmadataene — kunder, prosjekter, tilbud, priser, ansatte, bemanning og timer, HMS (avvik og uønskede hendelser med personskader (RUH), kompetanse og HMS-kort, stoffkartotek), sjekklister og skjemaer, forespørsler fra virksomhetens nettside, og bilder og dokumenter i prosjektene — lagres fra 03.11.2026 i Takios database og fillager (Supabase, Stockholm) på vegne av virksomheten din. Har virksomheten valgt en egen mappe, skrives en kopi der. Her er virksomheten behandlingsansvarlig og vi databehandler. Bilder får dato, klokkeslett og posisjon fra bildets egne opplysninger. Mangler bildet posisjon og er det tatt de siste ti minuttene, hentes telefonens posisjon én gang ved opplasting. Det viser når og hvor bildet er tatt. Takio sporer ikke hvor brukerne er.
Vi behandler ikke det som bare ligger i virksomhetens egen datamappe (kopien av firmadataene og eldre filer der). Takio leser og skriver den direkte fra nettleseren din, og den sendes ikke til oss. Microsoft er virksomhetens egen leverandør.
En adresse er en personopplysning når den kan knyttes til en identifiserbar person. At du bruker den som salgsemne endrer ikke på det.
3. Hva vi behandler, hvorfor, og med hvilket grunnlag
Navn, e-postadresse og organisasjonsnummer må oppgis for å få konto. Telefonnummer ved prøveperiode er for at vi skal kunne ringe deg om oppstarten.
| Opplysning | Formål | Behandlingsgrunnlag |
|---|---|---|
| Navn, e-postadresse, rolle | Opprette og drifte brukerkontoen, innlogging | Avtale, art. 6 (1) b |
| Telefonnummer ved registrering av prøveperiode | Kontakte deg om prøveperioden og oppstarten | Avtale, art. 6 (1) b — tiltak før avtaleinngåelse |
| Organisasjonsnummer og firmanavn | Knytte kontoen til riktig virksomhet, kvote per foretak, kontroll mot Enhetsregisteret | Avtale, art. 6 (1) b |
| Passord (lagret som kryptografisk avledning, aldri i klartekst) | Sikker innlogging | Avtale, art. 6 (1) b |
| Øktinformasjon, IP-adresse ved registrering, e-postadresse ved innloggingsforsøk | Hindre misbruk, begrense antall forsøk | Berettiget interesse, art. 6 (1) f — å beskytte tjenesten mot uvedkommende |
| Forbruk (nye bygg per måned) og hvilken bruker som slo opp hvilket bygg | Kvotekontroll, fakturagrunnlag, oversikt for virksomhetens administrator | Avtale, art. 6 (1) b |
| Faktura-e-post, fakturareferanse og bestillingsnummer, fakturaer og betalinger | Fakturering og bokføring | Avtale, art. 6 (1) b · Rettslig forpliktelse, art. 6 (1) c — bokføringsloven |
| Oppsigelsesgrunn, hvis du oppgir en | Forbedre tjenesten | Berettiget interesse, art. 6 (1) f |
| Feilmeldinger og forslag du sender fra tjenesten | Rette feil, forbedre tjenesten | Avtale, art. 6 (1) b |
| Kontaktskjema: navn, firma, e-post, telefon, melding, IP-adresse | Svare på henvendelsen | Berettiget interesse, art. 6 (1) f — å svare den som tar kontakt |
| Omtale og navnet du vil vises med | Publisere omtalen på takio.no, etter godkjenning | Samtykke, art. 6 (1) a — kan trekkes tilbake når som helst |
| Adresser, bygg, valg og linjer i målingene | Levere tjenesten til din arbeidsgiver | Vi er databehandler — grunnlaget er din arbeidsgivers |
| Firmadataene (punkt 2), med bilder og posisjonen der bildet ble tatt | Levere tjenesten til din arbeidsgiver | Vi er databehandler — grunnlaget er din arbeidsgivers |
For egne formål behandler vi ingen særlige kategorier av personopplysninger (helse, fagforeningsmedlemskap, biometri m.v.). Registreringer av personskader i HMS føres av virksomheten som del av HMS-arbeidet, og der er virksomheten behandlingsansvarlig (punkt 2).
Vi bruker ingen analyse- eller sporingsverktøy. Nettleseren lagrer bare det som er strengt nødvendig for at tjenesten skal virke: innloggingen, hvilken datamappe du eventuelt har valgt, og — hvis du kobler til OneDrive eller SharePoint — påloggingen mot Microsoft. Derfor møter du heller ikke noe samtykkebanner.
4. OneDrive og SharePoint
Kobler du Takio til OneDrive eller SharePoint, logger du inn hos Microsoft og godkjenner at Takio i nettleseren din får lese- og skrivetilgang til filene du selv har tilgang til. Tilgangen brukes kun til Takio-mappa du velger, og filene går direkte mellom nettleseren og Microsoft. Vi mottar ikke tilgangsnøkkelen og ser ikke filene.
5. Automatiserte avgjørelser
Takio beregner takflater, vinkler og lengder automatisk fra kart- og laserdata. Dette er ikke en automatisert avgjørelse om en enkeltperson etter GDPR art. 22 — beregningen gjelder en bygning, ikke et menneske, og har ingen rettsvirkning for noen.
6. Hvem som får se opplysningene
Vi selger aldri personopplysninger, og bruker dem ikke til markedsføring mot tredjeparter. Følgende underleverandører behandler opplysninger på våre vegne:
| Underleverandør | Rolle | Hvor |
|---|---|---|
| Fly.io, Inc. | Drift av tjenesten og databasen med kontoer og målinger | EU-region (Stockholm) |
| Supabase, Inc. | Databasen og fillageret med firmadataene (kunder, prosjekter, tilbud, ansatte, timer, HMS, bilder og dokumenter) | EU-region (Stockholm) |
| Cloudflare, Inc. | Levering av nettstedet takio.no, og vårt interne kunderegister (firma, kontaktperson, abonnement, fakturering) | Globalt nettverk |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | E-post fra og til oss (henvendelser, kontoe-post og varsler) | EU |
| Norkart AS | Takflater (bygningsnummer og koordinat sendes som oppslag) | Norge |
| PowerOffice AS (PowerOffice Go) | Fakturering og bokføring | Norge |
Kartverket (kart, høydedata og adressesøk), OpenStreetMap (bygningsomriss) og Brønnøysundregistrene (kontroll av organisasjonsnummer) er åpne datakilder vi henter fra. De mottar oppslaget, men behandler ikke opplysninger på våre vegne.
Opplysninger utleveres ellers bare når vi er rettslig forpliktet til det.
Overføring utenfor EØS: Fly.io, Inc., Supabase, Inc. og Cloudflare, Inc. er amerikanske selskaper. Fly.io driver tjenesten og Supabase databasen i EU-region (Stockholm). Fly.io og Cloudflare er sertifisert under EU-US Data Privacy Framework, som er Europakommisjonens grunnlag for overføring til USA; skulle sertifiseringen falle bort, går vi over til EUs standard personvernbestemmelser (SCC). For Supabase gjelder SCC i Supabase sin databehandleravtale.
7. Hvor lenge vi lagrer
| Opplysning | Lagringstid |
|---|---|
| Kontoopplysninger | Så lenge kundeforholdet varer, deretter slettes de senest 90 dager etter at abonnementet er avsluttet |
| Målinger | Til din arbeidsgiver sletter dem, eller senest 90 dager etter avsluttet kundeforhold |
| Firmadataene, med bilder og dokumenter | Til din arbeidsgiver sletter dem, eller senest 90 dager etter avsluttet kundeforhold |
| Innloggingsforsøk | 15 minutter |
| Registreringsforsøk | 1 døgn |
| Kontaktskjema | Til henvendelsen er avsluttet, deretter senest 12 måneder |
| Omtaler | Til du trekker samtykket, eller kundeforholdet avsluttes |
| Bufrede kart-, høyde- og takflatedata (uten opplysninger om hvem som slo opp) | Inntil 365 dager, innenfor avtalen med Norkart |
| Fakturagrunnlag og regnskapsbilag | Fem år etter regnskapsårets slutt — bokføringsloven § 13 gir oss ingen valgfrihet her |
8. Sikkerhet
Passord lagres aldri i klartekst, men som saltet kryptografisk avledning. Innloggingsøkter lagres bare som hash. All trafikk går kryptert (HTTPS). Antall innloggings- og registreringsforsøk er begrenset. Hver virksomhet ser bare egne data. Databasen ligger på kryptert lagring. Vårt interne kunderegister er bare tilgjengelig for MF SYSTEM AS, bak egen innlogging.
Oppdager vi et brudd på personopplysningssikkerheten, melder vi det til Datatilsynet innen 72 timer der risikoen tilsier det, og varsler deg når bruddet sannsynligvis medfører høy risiko for dine rettigheter.
9. Rettighetene dine
Du har rett til innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg, retting av uriktige opplysninger, sletting, begrensning av behandlingen, dataportabilitet, og til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse. Har du gitt samtykke, kan du trekke det tilbake.
Henvendelser rettes til post@mfsystem.no. Vi svarer innen 30 dager. Gjelder henvendelsen målinger eller firmadata virksomheten din har lagt inn, videresender vi den til arbeidsgiveren din, som er behandlingsansvarlig for de opplysningene. Gjelder den virksomhetens egen datamappe, må du henvende deg til virksomheten direkte — vi har ikke tilgang.
Mener du at vi behandler opplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo — datatilsynet.no. Vi vil sette pris på å få høre det fra deg først, men det er ingen forutsetning for å klage.
10. Endringer
Ved endringer oppdaterer vi versjonsnummeret øverst. Endringer av betydning varsles på e-post til registrerte brukere minst 30 dager før de trer i kraft.
Dokumentet er også lenket fra bunnteksten på alle sider. Har du spørsmål til innholdet, ta kontakt før du registrerer deg.